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【外贸经验】防止交期延误,从采购开始!

作者:国际商账追收浏览次数: 日期:2016-11-29

【外贸经验】防止交期延误,从采购开始!

2016-11-29 国际商账追收

 

很多中小企业采购部门的负责人都是老板的亲戚或朋友。无论谁在这个岗位,必须对这个岗位承担责任,如果有差错,必须付出代价。不能因为这个人是亲人、朋友就听之任之,否则祸害的将是整个企业的发展前途。

采购的过程管理,分以下五点:


 

1. 供应商的选择

企业在选择供应商的时候,往往会陷入以性价比为唯一标准的陷阱。正是这个原则,导致很多企业无法按时交货。原因很简单,当你花费了大量时间选择了这一家性价比最优的供应商以后,你怎能保证供应商会优先给你供货或准时给你供货?你如何保证供应商的生产周期能够配合你自己企业的生产进度?你如何保证供应商的产能能够满足你的要求?诸多不确定因素都将可能导致供应商的配件和材料无法按时送达工厂,最后无法按时完成订单。


 

所以,在选择供应商的时候,不能把性价比当成唯一条件。除了性价比,我们还要思考以下几个要点:

(1)供应商的产能有多大根据企业目前的订单状况和潜在的订单状况,这样的一个供应商能否满足全部采购需求?如果不能,那就必须再找一两家供应商。


 

(2)供应商的信誉度怎么样?有些工厂,在跑业务的时候,什么条件都能答应你。到你真正下单的时候,你才发现,很多事情他做的与说的相距甚远。所以,一方面要看业务员说了什么,另一方面还要看这家供应商做了什么,以前交货是否准时、质量是否有保证、服务是否始终如一。


 

(3)是否有意外情况发生?比如说供应商的订单突然非常密集,短期内排不下了;或者供应商突然倒闭了;或者供应商的货物因交通问题无法准时送达;等等。我们无法确保这些问题不发生,所以必须提前做好防备。

首先,供应商的数量必须要保证每个配件3~5家,这家不做了还有其他几家;其次,接到大订单,最好不要把一个配件的所有订单下到一个供应商那里,这是不安全的。因为你没有其他的依靠,就靠这家供应商了,如果他不尽早完工自己的工厂就没法交差了。很多时候,我们发现采购员对供应商用尽威逼利诱各种方式来敦促其按时交货,可惜收效甚微。如果你把一个配件下订单给2~3家供应商来做,结果就完全不同了,主动权完全掌握在自己手中。这家工厂做得太慢,就把他余下的订单全部裁掉交给另一家做得快的工厂。这样,就把意外掌控在自己手中了。


 

2. 采购时间安排

一个产品,少则十几个零件,多则几百个甚至上千个零件。要把这些配件的订单下给供应商也需要一些时间。订单提前一分钟下到供应商那里,可能会使配件提前10天完成,因为你无法确保这一分钟内供应商那边会有多少家客户下订单过去。所以,总的前提是收到订单就要尽快把配件订单下给供应商,不要有任何延误。

如果这些配件订单的制单和确认需要一些时间,就按己方生产时的配件需求顺序下订单,先用的配件先下,后用的配件后下。这样可以使配件供应和生产进度同步,保证生产顺利进行。


 

3. 采购单的分配

切忌将采购单长期下给一家供应商生产。这样一方面无法保证供应商按时交货,另一方面也无法使供应商保持合作的激情。另外,当一个订单量特别大或者非常重要的时候,最好把它分给最少两家供应商做。


 

4. 采购跟单

采购订单下完以后,不要坐着干等,得做点什么事情。等待往往让我们错失很多机会。

采购员必须全程跟进每一个配件的生产进度,每1~2天就得了解一下配件生产到哪一步了,能否准时交货。

这个跟进的过程,不是机械地每天重复,而是要保持警觉的心态。一旦发现任何问题,就要赶紧提出来,解决掉,切勿拖延误事。早一分钟发现问题,配件可能早几天完成。


 

5. 进料检验

必须长期坚持“不验货,不入仓;入仓货物,一定合格”的原则。

这样,可以杜绝材料到用的时候才发现问题。等到重新采购或更换时,已经耽误很多天时间了。同时,这也可以避免不良品的出现,为订单按时完成打好基础。


 

(本文部分图片,来源于网络)

 

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